Gestion d'officine pour une pharmacie

Le contexte

Une officine au Niger. La caisse y encaisse en espèces, par portefeuille mobile — Airtel Money, Moov Money, Zamani Cash — et pour le compte des assureurs, souvent dans la même vente. Une boîte s'achète entière au grossiste mais se vend souvent à la plaquette, voire au comprimé. Et certains produits, comme le tramadol, ne se délivrent que sous des conditions que rien ne doit permettre de contourner.

Une pharmacie n'est donc pas un commerce comme un autre : une vente y est aussi un acte de délivrance, avec ses obligations et sa traçabilité.

Ce qui a été construit

Une application qui couvre l'officine de bout en bout : la caisse, avec douchette, paiement fractionné et ticket de 80 mm ; le stock suivi par lot et par date de péremption, vendu dans l'ordre « premier périmé, premier sorti » ; les achats et les réceptions partielles ; les patients, les ordonnances, les assurances et les comptes clients à crédit.

Autour de ce socle, ce que le métier impose : un registre numéroté des produits contrôlés, une alerte quand deux produits portent le même principe actif ou heurtent une allergie connue, les génériques proposés en cas de rupture, et les rappels de lots, qui bloquent immédiatement le lot concerné et retrouvent les patients à prévenir.

Les étiquettes de posologie sont dessinées pour être comprises sans savoir lire : pictogrammes des moments de la journée, comprimés dessinés, grille de suivi jour par jour.

Les particularités locales sont prises en compte d'origine : montants en FCFA sans centimes, fuseau de Niamey, NIF et RCCM sur les tickets et les proformas, envoi des tickets, relevés et bons de commande par WhatsApp sans abonnement.

Les décisions structurantes

Un serveur dans l'officine plutôt qu'un service en ligne. Les postes accèdent à un ordinateur installé sur place, par le réseau local. Une coupure d'Internet n'arrête pas la caisse.

Le stock compté en unités, pas en boîtes. Chaque produit a son conditionnement d'achat et ses conditionnements de détail, au prix proposé au prorata. La boîte entamée part en premier : c'est ce qui rend l'inventaire juste quand on vend au comprimé.

Des règles qui ne se contournent pas. Un produit contrôlé ne sort qu'avec un pharmacien connecté et une ordonnance valable couvrant la quantité, sans dérogation possible. Le journal d'activité est inaltérable, au niveau de la base elle-même : ni un administrateur ni l'application ne peuvent le modifier.

Des sauvegardes chiffrées, et une alerte quand elles manquent. Chaque soir, une copie chiffrée part sur le disque, sur une clé USB et en ligne. Le tableau de bord alerte dès que la dernière sauvegarde réussie date de plus de 48 h.

Le résultat

À la clôture de caisse, le titulaire reçoit par WhatsApp le résumé de sa journée : chiffre d'affaires comparé à la semaine précédente, écarts de caisse, annulations, ruptures, péremptions et créances. L'essentiel de l'officine se lit sur un téléphone, sans être derrière le comptoir.